6. Faktura vydaná: neplátce, přenesená povinnost, zálohy, dobropis, QR, ISDOC, platby a upomínky

Faktura nevzniká z prázdného formuláře

Vzniká akcí, podle toho, co potřebujete:

Faktury vidí vedoucí firmy, rozpočtář a účetní — stavbyvedoucí ne.

Koncept = náhled dokladu

Koncept vypadá jako hotový doklad a jde v něm rovnou upravovat:

• Podoba položek: rozepsané řádky soupisu, nebo jeden řádek Práce dle soupisu č. …
• Datum plnění (DUZP) — u faktury ze soupisu datum poslední akceptace; splatnost — zákazníkova, jinak výchozí firmy; forma úhrady.
• Text na doklad (zákazník ho uvidí) a interní poznámka (netiskne se).
• Co chybí k vystavení — checklist s odkazy: chybí IBAN firmy, zákazník bez adresy, plátce bez DIČ… Dokud nezmizí, vystavit nejde.
• Náhled / PDF kdykoli.

Neplátce DPH

Máte v Nastavení firmy vypnuté Plátce DPH? Doklad je bez DPH, bez sloupců daně, s větou „Dodavatel není plátcem DPH". Zálohu neplátce jen odečte na konečné faktuře — daňový doklad k záloze nevystavuje.

Přenesená daňová povinnost (§ 92e)

Stavební práce mezi dvěma plátci se fakturují bez DPH — daň odvede zákazník. Aplikace to zapne sama, když jste plátce a zákazník je plátce; na dokladu je věta „Daň odvede zákazník" a kód plnění. Ruční přepnutí jde jen s varováním; u neplátce nejde vůbec. Proto hlídejte přepínač plátce DPH u zákazníka a jeho DIČ.

Vystavení

Vystavit fakturu → potvrzení „Dostane číslo FV-2026-… a už nepůjde upravit. Vystavit?" Doklad dostane číslo z řady (souvislé, bez děr — koncepty číslo nemají), opíše si obě strany a uloží se i s QR kódem. Od té chvíle se nikdy nemění: chyba se řeší dobropisem, doklad bez platby jde stornovat.

Po vystavení: Poslat zákazníkovi (e-mail s odkazem do portálu, kde má QR a doklad k tisku) · Tisk / PDF · Stáhnout ISDOC (pro účetní — Pohoda, Money, ABRA…) · Zapsat platbu.

Zálohy krok za krokem

1. Výzva k záloze → zálohová faktura (není daňový doklad) s QR.
2. Zákazník zaplatí → Zapsat platbu.
3. U plátce se objeví banner „Záloha zaplacena — vystavte daňový doklad do (datum)" (§ 28 ZDPH, 15 dnů) → Vystavit daňový doklad — položky jsou dané zaplacenou zálohou.
4. Konečná faktura ze soupisu odečte zálohu sama (řádek Odečtená záloha, po sazbách DPH). Faktura plně krytá zálohou je 0 Kč a rovnou zaplacená; nevyčerpaný zbytek zálohy se přenese na další soupis.

Dobropis (opravný daňový doklad, § 45)

V detailu vystavené faktury Dobropis (opravný doklad): důvod opravy (povinný), položky zadáte kladně — kolik se vrací; nepotřebné vynechte. Vznikne koncept, zkontrolujete ho a vystavíte — dostane číslo ze stejné řady a ukazuje K vrácení zákazníkovi.

Storno

Storno s důvodem jen u dokladu bez zapsané platby. Číslo zůstane v řadě jako stornované (nesmí se zahodit), doklad se přestane počítat do nezaplaceného. Doklad s platbou: nejdřív platbu smažte, nebo vystavte dobropis.

Platby

Zapsat platbu v seznamu i v detailu: částka (předvyplněný zbytek), datum (dnes), forma (převodem / hotově / kartou), reference. Částečná platba → Částečně zaplaceno, zbytek → Zaplaceno. Platbu jde smazat.

Stavy dokladu: Koncept · Vystaveno · Částečně zaplaceno · Zaplaceno · Storno; „po splatnosti N dní" je odvozený štítek, ne stav.

Upomínky a kdo mi dluží

• Poslat upomínku u faktury kdykoli ručně (e-mail s QR a odkazem do portálu). U faktury vidíte „upomínka odeslána (datum) (N×)".
• Automaticky: každé ráno se pošle upomínka k fakturám aspoň 3 dny po splatnosti, nejvýš jednou za 7 dní — jen zákazníkům s e-mailem.
• Stáří pohledávek nahoře v seznamu faktur: před splatností · 1–30 · 31–60 · 61–90 · přes 90 dní — kliknutím filtrujete.
• Saldo zákazníka na kartě zákazníka: dluží, fakturováno, nejstarší po splatnosti.

Časté chyby

• Chybí účet firmy → bez QR a bez ISDOC platebních údajů; doplňte v Nastavení firmy → Platby.
• Zákazník-plátce bez DIČ → přenesená povinnost nejde, checklist to řekne.
• Vystavená faktura „se špatným datem" — neopravuje se, dobropis + nová faktura.